Utilizando o Calima Box



Definição

Para melhor interação entre escritórios de contabilidade e seus clientes, a Projetus TI criou o Calima Box. Um solução completa e elegante para captura das notas fiscais emitidas pelo seu cliente. O sistema é capaz de ser instalado em cada cliente seu e automaticamente realiza a captura de documentos fiscais de entrada, provenientes da Receita Federal do Brasil, utilizando-se do certificado digital do mesmo, as notas fiscais de saídas que foram emitidas e guardas pelo seu cliente ou ainda a configuração no sistema de emissão de Notas Fiscais do e-mail do Calima Box, que recepciona os arquivos digitais via email e os despacha automaticamente para o Calima ERP Contábil.

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Benefícios

  • Importação automática de NF-e e CT-e de entrada da Receita federal, através de certificado A1 ou A3.
  • Envio automático de documentos fiscais para o contador, através do Calima ERP Contábil.
  • Manifestação de NF-e de forma simplificada.
  • Suporta arquivos da NF-e, NFC-e, CT-e, CT-eOS e CF-e.
  • Suporta adicionar os XML's referentes a saídas, para envio automático ao contador.
  • Multi empresa, suportando matriz e filial em um único aplicativo.
  • Armazenamento dos arquivos digitais por 5 anos! (enquanto contratar o serviço)



Fluxo

Fluxo CalimaBOX.png

a) O Gerenciador de Documentos, instalado em seu cliente, captura arquivos digitais da empresa do mesmo e automaticamente irá enviando os documentos fiscais para o Calima Connect.

b) O E-MAIL realiza o envio dos documentos anexados diretamente para o Calima ERP Contábil, que está apto a receber os arquivos digitais e preparado para importá-los de forma automática.

c) O Visualização dos Arquivos - Calima Connect recebe os documentos fiscais em forma de solicitação, o contador é notificado sobre os documentos fiscais enviados.

d) O Recepção dos Arquivos - Calima ERP Contábil, instalado em seu escritório, está apto a receber as solicitações contendo os arquivos digitais e preparado para importá-los de forma automática.


GerenciadorDocumentos-logo.png Gerenciador de Documentos - BOX

Ao baixar e instalar o Gerenciador de Documentos do Calima Box, ao iniciá-lo você deverá seguir o guia de instalação, clique em "Avançar".

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Você deverá ter em mãos o login Projetus TI fornecido pelo seu contador ou responsável, caso não tenha ou não saiba criar um usuário acesse: Perfis e Usuários.

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Informe o "Usuário" e "Senha", caso deseje que sempre ao abrir o "Gerenciador de Documentos" seja necessário inserir o usuário e senha, marque a opção "Exigir login e senha ao abrir o aplicativo". Clique em "Salvar".

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Para o próximo passo é necessário que o Certificado Digital da Empresa já esteja instalado no Windows, caso tenha dúvida sobre certificado digital acesse: Configuração - Certificado Digital.

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Clique no ícone "+" para selecionar o certificado digital do repositório do windows.

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Após selecionar o certificado digital no Windows, o Gerenciador de Documentos preencherá as informações referentes a Empresa automaticamente. Caso deseje monitorar os arquivos de saída crie um diretório e o selecione, clicando no ícone destacado. Esta configuração é opcional.

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Clique no ícone indicado para salvar as configurações feitas.

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O Gerenciador de Documentos irá informar que a Empresa foi cadastrada com sucesso.

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Para finalizar o guia de instalação clique em continuar. Os tópicos abaixo terão os nomes dos botões, para fácil localização. Siga este artigo em ordem para melhor compreensão.

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Interface Principal

A interface principal do sistema é formada pelos botões de navegação na parte superior, separados pelas categorias "Envio de Documentos Fiscais Para o Calima", "Ajustes Gerais" e "Suporte".

GerenciadorDocumentosBx-10.png


Categoria Ajustes Gerais

Configurações

A primeira configuração do sistema é realizada nesta tela, tenha em mãos o usuário Projetus TI.

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  1. Usuário Projetus TI.
  2. Senha de acesso ao Calima Box, fornecida pelo Contador ou Administrador do Calima.
  3. Autenticação do Aplicativo. Marcando o chebox "Exigir login e senha ao abrir o aplicativo" sempre ao abrir o gerenciador de arquivos será necessário inserir o usuário e senha.
  4. Diretório de armazenamento dos arquivos digitais.

Empresas

Nesta tela, você irá cadatrar a(s) empresa(s) do cliente.

Documento box 0003.png

  1. Anterior.
  2. Próxima.
  3. Adicionar empresa.
  4. Excluir empresa.
  5. Salvar alterações.
  6. Cancelar alterações.
  7. Clique no botão "+" para selecionar o certificado digital de acordo com o tipo selecionado, A1 - Arquivo, A3 - Lista de certificados disponíveis no Windows (de cada empresa, utilizado para autenticar na Receita Federal, a fim de importar os documentos fiscais).
  8. Dados da empresa - A mesma deve obrigatoriamente estar cadastrada no Calima ERP Contábil do contador.
  9. Realiza o processo de ciência de operação da empresa automaticamente, caso não esteja marcado, a sincronização deverá ser feita manualmente através da tela de eventos.
  10. Monitoramento, Caso seja informado um diretório, será onde os arquivos de entrada e saída serão armazenados e enviados ao contador.

Atualização

Toda vez que o Calima Box é executado, é verificado automaticamente por atualização do sistema, mas caso queira realizar o procedimento de forma manual, utilize este botão.

Configs-box-03.png


Envio de Documentos Fiscais Para o Calima

Os documentos fiscais das empresas do cliente são tratados neste grupo de botões.


Não Manifestados

Para o Calima Box importar os documentos fiscais automaticamente da Receita Federal, que estejam disponíveis e num prazo máximo definido pela Receita Federal de até 90 dias, é dado a ciência da operação em todos os documentos fiscais encontrados. Em sequência, são listados nessa tela os documentos para manifestação do destinatário, processo que deve ser obrigatoriamente realizado com certa regularidade.

OBSERVAÇÃO: O Gerenciador de Documento - Box NÃO realiza a Manifestação dos documentos, ficando a cargo do cliente realizar esse processo regularmente na tela ilustrada abaixo.

Configs-box-04.png

  1. Selecione a empresa no qual irão ser listados os documentos a serem manifestados.
  2. Selecione os documentos fiscais na grade, para selecionar vários, clique individualmente em cada registro enquanto mantém a tecla CTRL pressionada.
  3. Utilize esse botão para selecionar todos os documentos de uma só vez.
  4. Após selecionar os documentos necessários, clique aqui para manifestá-los.
  5. Sair.


OBSERVAÇÕES:

Ciência da Operação: A ciência da emissão é um evento opcional que pode ser utilizado pelo destinatário para declarar que tem ciência da existência da operação, mas ainda não tem elementos suficientes para apresentar uma manifestação conclusiva. Após esta manifestação ter sido efetuada, é habilitada a funcionalidade de download do arquivo XML.

Desconhecimento da Operação: Este evento tem como finalidade possibilitar ao destinatário se manifestar quando da utilização indevida de sua Inscrição Estadual, por parte do emitente da NF-e, para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso.

Operação não Realizada: Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante seu transporte, etc.).


Não Enviados e Envio de XML de Saída

Nesta tela, são listados os documentos fiscais de entrada que já foram automaticamente baixados da Receita Federal. De tempos em tempos, o Calima Box realiza o envio automaticamente os arquivos digitais para o contador, mas é possível realizar essa operação manualmente a qualquer momento. Nesta tela, você também irá adicionar os XML's de saída, já que pelo serviço disponibilizado pela Receita Federal, são disponibilizados somente documentos fiscais de entrada. também são listados os documentos de saída no qual é configurado no cadastro da empresa o diretório pra monitoramento, o e-mail box substitui o monitoramento de diretório com xml's de saída

Acompanhe todas as funções desta tela.

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  1. Selecione a empresa no qual irão ser listados os documentos a serem enviados ao contador.
  2. Atualiza a listagem de documentos na grade, útil para quando documentos XML's são adicionados manualmente ao diretório da empresa.
  3. Adicione arquivos digitais manualmente à lista de envio, Entrada ou Saída.
  4. Faça o envio imediato de todos os documentos listados, clicando neste botão.
  5. Nesta grade, são listados todos documentos ainda não enviados (serão enviados automaticamente ou ao seu comando).

Enviados

Aqui, são listados os documentos fiscais que já foram enviados ao contador, eles ficarão armazenados por 5 anos localmente, como forma de consulta e backup.

Documento box 0002.png

  1. Ao clicar sobre o botão "Visualizar Documento" será aberto em PDF o DANFE da nota selecionada.

E-mail-box.png E-mail - BOX

Para Utilizar a opção do E-mail box primeiramente, precisamos configurar no Calima ERP Contábil a recepção dos arquivos. Para isso no Módulo Principal acesse: Utilitários> Agendar Processos.

Email-box-02.png

Na tela "Agendar Tarefa" clique em "Incluir".

Recepcao-arquivo-04.png

Selecione "Agendamento" selecione "Com repetição", em "Sempre às"escolha a hora que o processo de integração irá ocorrer, marque diariamente no campo "Repetir" e clique no ícone "+".

Email-box-03.png

Na tela "Agendar Execução de Processo" escolha o processo "Integração com Serviços do e-mail Box".

Email-box-04.png

Após a configuração no Calima, basta enviar um e-mail para box@projetusti.com.br Com suas notas anexadas. As notas enviadas ao e-mail serão integradas ao Calima sempre na hora configurada no agendador de processos.

Email-box-01.png



Recepcao Arquivo-box.png Recepção dos Arquivos - Calima ERP Contábil

Para realizar a recepção dos arquivos no Calima ERP Contábil, acesse: Módulo Principal> Aplicativos> Calima Box> Recepção de Arquivos.

Recepcao-arquivo-01.png

Na Tela "Calima Box - Recepção de Arquivos", clique no botão "Atualizar" para exibir todas as notas recepcionadas pelo Box, para importá-las no Calima ERP clique no botão "Importar Notas". As notas importadas poderão ser consultadas através do Módulo Fiscal> Manutenção> Entrada/Saída> Lançamento. ou Manutenção> Entrada/ Saída> Conhecimento de Transporte.

Recepcao-arquivo-02.png

Para agendar a "Importação do Calima Box" ou a "Integração com Serviços do e-mail Box" clique no botão "Agendar".

Recepcao-arquivo-03.png

Na tela "Agendar Tarefa" clique em "Incluir".

Recepcao-arquivo-04.png

Selecione "Agendamento" selecione "Única execução" ou "Com repetição", escolha a data e a hora após, clique no ícone "+".

Recepcao-arquivo-05.png

Na tela "Agendar Execução de Processo" escolha o processo "Importação do Calima Box" .

Recepcao-arquivo-06.png



VisualizacaoArquivos-box.png Visualização dos Arquivos - Calima Connect

Para a visualização das notas Enviadas para o BOX, acesse o Calima Connect e clique no menu "Solicitações"

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Clicando na aba "Box" será listagem dos documentos enviados, para visualizá-los clique no ícone de Lupa.

VisualizacaoArquivos-box-01.png

Ao visualizar os detalhes dos documentos enviados, será possível ver o "Status", se foi recebido, ou não, ver a "Data de Visualização" e baixar o arquivo em anexo.

VisualizacaoArquivos-box-02.png

Principais Dúvidas

  • P: Qual o prazo máximo que consigo captar as notas vindas da Receita Federal?
  • R: O prazo estabelecido para a importação de Notas dos Servidores da Receita Federal é de até 90 dias anteriores a data da solicitação (data atual).

  • P: Posso utilizar o sistema sem o certificado digital do cliente?
  • R: Sim, utilize a opção "Adicionar Arquivos" da tela "Não Enviados", para selecionar XML's em sua máquina e eles serem enviados de forma automática ao contador.

  • P: A internet do meu cliente é instável, isso me causará problemas?
  • R: Não, a cada hora o sistema busca por novos documentos fiscais na Receita Federal e realiza o envio para o contador, caso falhar, será repetido o processo na próxima tentativa automática do sistema.

  • P: Meu espaço está quase no fim, o que faço?
  • R: Entre em contato com o seu contador ou responsável pelo sistema, para que o mesmo adquira mais espaço junto à Projetus TI.

  • P: Não aparecem todas as notas fiscais na tela de "Não Enviados", o que está acontecendo?
  • R: As notas possivelmente já foram enviadas para o contador, ou o sistema não localizou novos lotes na receita federal, os lotes também podem ter vindo da receita e o sistema só deu ciência da operação mas a receita ainda não mandou um novo lote com os XMLs pra download. Confira o que foi realizado em tempo real na tela inicial através dos Eventos

  • P: O Calima Box aceita certificados com Procuração?
  • R: O Calima Box NÃO aceita certificados com procuração, sendo uma limitação da Receita. É necessário utilizar o certificado próprio da empresa de destino no sistema.

  • P: Posso instalar o Calima Box com certificado A3 do Cliente em meu Computador Pessoal ou Notebook?
  • R: Sim. Mas o certificado A3 deve estar em sua posse e você fica limitado a usar tantos quantos certificados couberem nas USB de seu Computador Pessoal ou Notebook. O recomendado é que o A3 seja instalado no computador do seu cliente que utiliza o certificado para as operações de emissão de notas.