Para melhor interação entre escritórios de contabilidade e seus clientes, a Projetus TI criou o Calima Box. Um solução completa e elegante para captura das notas fiscais emitidas pelo seu cliente. O sistema é capaz de ser instalado em cada cliente seu e automaticamente realiza a captura de documentos fiscais de entrada, provenientes da Receita Federal do Brasil, utilizando-se do certificado digital do mesmo, as notas fiscais de saídas que foram emitidas e guardas pelo seu cliente ou ainda a configuração no sistema de emissão de Notas Fiscais do e-mail do Calima Box, que recepciona os arquivos digitais via email e os despacha automaticamente para o Calima ERP Contábil.
Benefícios
a) O Gerenciador de Documentos, instalado em seu cliente, captura arquivos digitais da empresa do mesmo e automaticamente irá enviando os documentos fiscais para o Calima Connect.
b) O E-MAIL realiza o envio dos documentos anexados diretamente para o Calima ERP Contábil, que está apto a receber os arquivos digitais e preparado para importá-los de forma automática.
c) O Visualização dos Arquivos - Calima Connect recebe os documentos fiscais em forma de solicitação, o contador é notificado sobre os documentos fiscais enviados.
d) O Recepção dos Arquivos - Calima ERP Contábil, instalado em seu escritório, está apto a receber as solicitações contendo os arquivos digitais e preparado para importá-los de forma automática.
Ao baixar e instalar o Gerenciador de Documentos do Calima Box, ao iniciá-lo você deverá seguir o guia de instalação, clique em "Avançar".
Você deverá ter em mãos o login Projetus TI fornecido pelo seu contador ou responsável, caso não tenha ou não saiba criar um usuário acesse: Perfis e Usuários.
Informe o "Usuário" e "Senha", caso deseje que sempre ao abrir o "Gerenciador de Documentos" seja necessário inserir o usuário e senha, marque a opção "Exigir login e senha ao abrir o aplicativo". Clique em "Salvar".
Para o próximo passo é necessário que o Certificado Digital da Empresa já esteja instalado no Windows, caso tenha dúvida sobre certificado digital acesse: Configuração - Certificado Digital.
Clique no ícone "+" para selecionar o certificado digital do repositório do windows.
Após selecionar o certificado digital no Windows, o Gerenciador de Documentos preencherá as informações referentes a Empresa automaticamente. Caso deseje monitorar os arquivos de saída crie um diretório e o selecione, clicando no ícone destacado. Esta configuração é opcional.
Clique no ícone indicado para salvar as configurações feitas.
O Gerenciador de Documentos irá informar que a Empresa foi cadastrada com sucesso.
Para finalizar o guia de instalação clique em continuar. Os tópicos abaixo terão os nomes dos botões, para fácil localização. Siga este artigo em ordem para melhor compreensão.
A interface principal do sistema é formada pelos botões de navegação na parte superior, separados pelas categorias "Envio de Documentos Fiscais Para o Calima", "Ajustes Gerais" e "Suporte".
A primeira configuração do sistema é realizada nesta tela, tenha em mãos o usuário Projetus TI.
Nesta tela, você irá cadatrar a(s) empresa(s) do cliente.
Toda vez que o Calima Box é executado, é verificado automaticamente por atualização do sistema, mas caso queira realizar o procedimento de forma manual, utilize este botão.
Os documentos fiscais das empresas do cliente são tratados neste grupo de botões.
Para o Calima Box importar os documentos fiscais automaticamente da Receita Federal, que estejam disponíveis e num prazo máximo definido pela Receita Federal de até 90 dias, é dado a ciência da operação em todos os documentos fiscais encontrados. Em sequência, são listados nessa tela os documentos para manifestação do destinatário, processo que deve ser obrigatoriamente realizado com certa regularidade.
OBSERVAÇÃO: O Gerenciador de Documento - Box NÃO realiza a Manifestação dos documentos, ficando a cargo do cliente realizar esse processo regularmente na tela ilustrada abaixo.
OBSERVAÇÕES:
Ciência da Operação: A ciência da emissão é um evento opcional que pode ser utilizado pelo destinatário para declarar que tem ciência da existência da operação, mas ainda não tem elementos suficientes para apresentar uma manifestação conclusiva. Após esta manifestação ter sido efetuada, é habilitada a funcionalidade de download do arquivo XML.
Desconhecimento da Operação: Este evento tem como finalidade possibilitar ao destinatário se manifestar quando da utilização indevida de sua Inscrição Estadual, por parte do emitente da NF-e, para acobertar operações fraudulentas de remessas de mercadorias para destinatário diverso.
Operação não Realizada: Este evento será informado pelo destinatário quando, por algum motivo, a operação legalmente acordada entre as partes não se realizou (devolução sem entrada física da mercadoria no estabelecimento do destinatário, sinistro da carga durante seu transporte, etc.).
Nesta tela, são listados os documentos fiscais de entrada que já foram automaticamente baixados da Receita Federal. De tempos em tempos, o Calima Box realiza o envio automaticamente os arquivos digitais para o contador, mas é possível realizar essa operação manualmente a qualquer momento. Nesta tela, você também irá adicionar os XML's de saída, já que pelo serviço disponibilizado pela Receita Federal, são disponibilizados somente documentos fiscais de entrada. também são listados os documentos de saída no qual é configurado no cadastro da empresa o diretório pra monitoramento, o e-mail box substitui o monitoramento de diretório com xml's de saída
Acompanhe todas as funções desta tela.
Aqui, são listados os documentos fiscais que já foram enviados ao contador, eles ficarão armazenados por 5 anos localmente, como forma de consulta e backup.
Para Utilizar a opção do E-mail box primeiramente, precisamos configurar no Calima ERP Contábil a recepção dos arquivos. Para isso no Módulo Principal acesse: Utilitários> Agendar Processos.
Na tela "Agendar Tarefa" clique em "Incluir".
Selecione "Agendamento" selecione "Com repetição", em "Sempre às"escolha a hora que o processo de integração irá ocorrer, marque diariamente no campo "Repetir" e clique no ícone "+".
Na tela "Agendar Execução de Processo" escolha o processo "Integração com Serviços do e-mail Box".
Após a configuração no Calima, basta enviar um e-mail para box@projetusti.com.br Com suas notas anexadas. As notas enviadas ao e-mail serão integradas ao Calima sempre na hora configurada no agendador de processos.
Para realizar a recepção dos arquivos no Calima ERP Contábil, acesse: Módulo Principal> Aplicativos> Calima Box> Recepção de Arquivos.
Na Tela "Calima Box - Recepção de Arquivos", clique no botão "Atualizar" para exibir todas as notas recepcionadas pelo Box, para importá-las no Calima ERP clique no botão "Importar Notas". As notas importadas poderão ser consultadas através do Módulo Fiscal> Manutenção> Entrada/Saída> Lançamento. ou Manutenção> Entrada/ Saída> Conhecimento de Transporte.
Para agendar a "Importação do Calima Box" ou a "Integração com Serviços do e-mail Box" clique no botão "Agendar".
Na tela "Agendar Tarefa" clique em "Incluir".
Selecione "Agendamento" selecione "Única execução" ou "Com repetição", escolha a data e a hora após, clique no ícone "+".
Na tela "Agendar Execução de Processo" escolha o processo "Importação do Calima Box" .
Para a visualização das notas Enviadas para o BOX, acesse o Calima Connect e clique no menu "Solicitações"
Clicando na aba "Box" será listagem dos documentos enviados, para visualizá-los clique no ícone de Lupa.
Ao visualizar os detalhes dos documentos enviados, será possível ver o "Status", se foi recebido, ou não, ver a "Data de Visualização" e baixar o arquivo em anexo.