A Escrituração Contábil Digital (ECD) tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:
Ao invés de imprimir os demonstrativos, a empresa gera um arquivo digital no formato padrão. Esse arquivo é assinado com o certificado digital do contabilista e dos representantes da empresa perante a junta comercial. Após validar o SPED Contábil usando um software disponibilizado pela Receita Federal do Brasil, o arquivo é transmitido para o sistema SPED e para a junta comercial.
Segundo a Instrução Normativa RFB nº 787/07, estão obrigadas a adotar a ECD:
Portanto, a partir do ano-calendário 2009, estão obrigadas ao SPED Contábil todas as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real.
Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa.
As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação.
Para geração desse registro, é necessário que se tenha encerrado as contas de resultado. Conforme o manual, além de o registro não ser obrigatório, ele afirma que: "os valores totalizados são obtidos dos saldos das contas de resultado antes do encerramento", ou seja, deve haver o encerramento.
a) Acesse o Módulo Contábil, menu Manutenção > Grupos > Plano de Contas, selecione o grupo utilizado pela empresa de interesse, em seguida clique no botão "Alterar".
b) Na aba Geral, os campos "Instituição" e "Plano de Contas Ref." devem ser preenchidos com atenção.
a) As contas dispostas no Plano de Contas da empresa devem ser cruzadas com as contas do Plano Referencial. Para que esta associação seja realizada, acesse o menu Manutenção > Plano de Contas.
b) Clique no botão "Consultar", selecione cada conta exibida e clique no botão "Alterar".
c) Em seguida, acesse a aba SPED ECD/ECF e FCONT e preencha o campo específico com a conta correspondente no Plano de Contas Referencial.
EX.: a conta Caixa do Plano de Contas deve possuir a mesma função da conta Caixa do Plano de Contas Referencial.
(Associação das contas com o Plano de Contas Referencial)
* OBS.: este procedimento deve ser realizado para todas as contas do Plano de Contas da Empresa.
a) Para minimizar as chances de erros no arquivo que será gerado, o processo destinado à Verificar Erros nos lançamentos contábeis deve ser executado. Ao acessar o menu Processos > Verificar Erros, informe o período utilizado como referência e clique no botão "Verificar". Caso sejam encontradas pendências nos registros do período informado, essas deverão ser sanadas para que não sejam repassadas ao arquivo digital.
a) Será necessário configurar no Cadastro da Empresa no Módulo Principal > Menu Manutenção > Empresa.
b) Configure os seguintes campos: indicador de empresa de grande porte e existência de registro na junta comercial;
c) No cadastro de Responsáveis no Módulo Principal > Menu Manutenção > Responsável.
d) Será necessário informar a data de validade de CRC do Contador;
a) Na geração do SPED Contábil, Módulo Contábil, menu Arquivos Digitais > SPED ECD – Escrituração Contábil Digital.
b) Os campos Indicador de Situação, Indicador de Finalidade, Hash da escrituração substituída e Nire da escrituração substituída devem ser preenchidos de acordo com a designação legislativa.
a) Após realizar todos os procedimentos de configuração, o SPED Contábil poderá ser gerado através do Menu Arquivos Digitais > Exportação > SPED ECD – Escrituração Contábil Digital.
b) Inicialmente, será gerado o Diário Geral. Caso houver uma situação especial, esta deve ser informada dentre as opções disponíveis na tela exibida.
* OBS.: ao marcar a opção ‘Armazenar Nº de Ordem’, o valor informado será guardado para manutenção de livros em utilização posterior.