SPED ECD (Escrituração Contábil Digital)
Índice
Definição
A Escrituração Contábil Digital (ECD) é parte integrante do projeto SPED e tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:
I - Livro Diário e seus auxiliares, se houver;
II - Livro Razão e seus auxiliares, se houver;
III - Livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Segundo o art. 3º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2014:
I - as pessoas jurídicas sujeitas à tributação do Imposto sobre a Renda com base no lucro real;
II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido, que distribuírem, a título de lucros, sem incidência do Imposto sobre a Renda Retido na Fonte (IRRF), parcela dos lucros ou dividendos superior ao valor da base de cálculo do Imposto, diminuída de todos os impostos e contribuições a que estiver sujeita; e
III - As pessoas jurídicas imunes e isentas que, em relação aos fatos ocorridos no ano calendário, tenham sido obrigadas à apresentação da Escrituração Fiscal Digital das Contribuições, nos termos da Instrução Normativa RFB nº 1.252, de 1º de março de 2012.
IV – As Sociedades em Conta de Participação (SCP), como livros auxiliares do sócio ostensivo.
§ 1º Fica facultada a entrega da ECD às demais pessoas jurídicas.
§ 2º As declarações relativas a tributos administrados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) exigidas das pessoas jurídicas que tenham apresentado a ECD, em relação ao mesmo período, serão simplificadas, com vistas a eliminar eventuais redundâncias de informação.
§ 3º A obrigatoriedade a que se refere este artigo e o art. 3º-A não se aplica:
I - às pessoas jurídicas optantes pelo Regime Especial Unificado de Arrecadação de Tributos e Contribuições devidos pelas Microempresas e Empresas de Pequeno Porte (Simples Nacional), de que trata a Lei Complementar nº 123, de 14 de dezembro de 2006;
II - aos órgãos públicos, às autarquias e às fundações públicas; e
III - às pessoas jurídicas inativas de que trata a Instrução Normativa RFB nº 1.536, de 22 de dezembro de 2014.
§ 4º Em relação aos fatos contábeis ocorridos no ano de 2013, ficam obrigadas a adotar a ECD as sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.
§ 5º As pessoas jurídicas do segmento de construção civil dispensadas de apresentar a Escrituração Fiscal Digital (EFD) e obrigadas a escriturar o livro Registro de Inventário, devem apresentá-lo na ECD, como um livro auxiliar.
§ 6º A obrigatoriedade prevista nos incisos III e IV do caput aplica-se em relação aos fatos contábeis ocorridos até 31 de dezembro de 2015.
Segundo o art. 3º-A da Instrução Normativa RFB nº1.420/2015, estão obrigadas a adotar a ECD, em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2016:
I - as pessoas jurídicas imunes e isentas obrigadas a manter escrituração contábil, nos termos da alínea “c” do § 2º do art. 12 e do § 3º do art. 15, ambos da Lei nº 9.532, de 10 de dezembro de 1997, que no ano-calendário, ou proporcional ao período a que se refere:
a) apurarem Contribuição para o PIS/Pasep, Cofins, Contribuição Previdenciária incidente sobre a Receita de que tratam os arts. 7º a 9º da Lei nº 12.546, de 14 de dezembro de 2011, e a Contribuição incidente sobre a Folha de Salários, cuja soma seja superior a R$ 10.000,00 (dez mil reais); ou
b) auferirem receitas, doações, incentivos, subvenções, contribuições, auxílios, convênios e ingressos assemelhados, cuja soma seja superior a R$ 1.200.000,00 (um milhão e duzentos mil reais).
II - as pessoas jurídicas tributadas com base no lucro presumido que não se utilizem da prerrogativa prevista no parágrafo único do art. 45 da Lei nº 8.981, de 1995.
Parágrafo Único. As Sociedades em Conta de Participação (SCP), enquadradas nas hipóteses previstas nos incisos I a II do caput do art. 3º e do caput do art. 3º-A devem apresentar a ECD como livros próprios ou livros auxiliares do sócio ostensivo.
O prazo de entrega foi fixado pelo art. 5º da Instrução Normativa RFB nº 1.420/2013, reproduzido abaixo:
Art. 5º A ECD será transmitida anualmente ao Sped até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refira a escrituração.
§ 1º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, a ECD deverá ser entregue pelas pessoas jurídicas extintas, cindidas, fusionadas, incorporadas e incorporadoras até o último dia útil do mês subsequente ao do evento.
§ 2º O prazo para entrega da ECD será encerrado às 23h59min59s (vinte e três horas, cinquenta e nove minutos e cinquenta e nove segundos), horário de Brasília, do dia fixado para entrega da escrituração.
§ 3º A obrigatoriedade de entrega da ECD, na forma prevista no § 1º, não se aplica à incorporadora, nos casos em que as pessoas jurídicas, incorporadora e incorporada, estejam sob o mesmo controle societário desde o ano-calendário anterior ao do evento.
§ 4º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a abril do ano da entrega da ECD para situações normais, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de maio do referido ano.
§ 5º Nos casos de extinção, cisão parcial, cisão total, fusão ou incorporação, ocorridos de janeiro a dezembro de 2014, o prazo de que trata o § 1º será até o último dia útil do mês de junho de 2015.
Tutorial Em Vídeo
Observações
1) Versão 6 do leiaute são atendidas pelos validadores nas versões 5.0.0 e 5.0.1 (5.0.1 lançada no dia 13/04/2018)
2) O registro J801 passa a ser gerado caso a escrituração seja de FINALIDADE SUBSTITUÍDA.
3) O Arquivo da Escrituração Substituída a ser incluído para a geração do registro J801, deve ser do Tipo .rtf e tem que ser gerado pelo WORDPAD.
4) O validador do SPED só permite CNPJ no registro J930 caso o RESPONSÁVEL seja do tipo "Signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ" (001)
5) É possível realizar conferência dos valores resultantes do registro J210 através da Módulo Contábil > Manutenção > Lucros/Prejuízos > Lançamento Manual e Módulo Contábil > Relatórios > Listagem > Demonstração dos Lucros e Prejuízos.
6) A partir da versão 4.3.03 foi adicionado a opção de Gerar Plano de Conta com Máscara
- Ao marcar essa opção será impresso as contas do plano de contas, com as máscaras de pontuação aplicadas.
- Ao marcar a opção de Utilizar Máscara Customizada será habilitado o campo Máscara Customizada para ser preenchido uma mascará customizada.
7) Nova Validação do validador do ECD
- Possível inconsistências na base a partir de 2018:
O saldo final da DLPA DEVE ser igual ao saldo final da conta do Plano de conta que fazem parte do "Saldo Anterior do Lucro Acumulado" ou "Saldo Anterior do Prejuízo Acumulado " no final do período.
Exemplo: DLPA de 12/2020 no Calima começa com lucro acumulado de 2000 e durante sua apuração termina com 4000 de lucro no final da DLPA em 12/2020. Logo a conta do plano de contas que está cadastrado no "Saldo Anterior do Lucro Acumulado" deve ter saldo de 4000 no final do período de 12/2020 para ser validado no SPED ECD
Registros
I157
- O registro I157 será gerado na referência cadastrada somente se existir o registro I155 para a conta cadastrado no registro I157.
a) Acesse caminho Módulo Contábil / Manutenção / Saldos Anteriores / Saldo Anterior Registro I157 SPED ECD.
b) Clique em incluir.
c) Preencha as informações e clique em salvar.
d) Acesse Módulo Contábil / Arquivos Digitais / Exportação / SPED ECD - Escrituração Contábil Digital.
e) Marque a opção de Existe alteração no Plano de Contas. E clique em OK
J005
Segundo o manual este registro não é obrigatório, mas, caso queira gerar o mesmo, é necessário que se tenha encerrado as contas de resultado, pois os valores totalizados são obtidos dos Saldos das Contas de Resultado antes do encerramento.
Observações
- Caso a empresa esteja marcada como centralizada, o campo de Identificação das demonstrações, estará como 2.
J200
Para geração desse registro, é necessário que sejam feitas as configurações de Lucros e Prejuízos para que o registro J200 tenha saldo. Para isso acesse módulo contábil > Manutenção > Classificação DLPA - Demonstração de lucros e Prejuízos Acumulados > Lançamento Automático - Classificação das Contas.
J801
Para a geração desse registro, é necessário que na tela "Geração SPED ECD - Escrituração Contábil Digital" seja incluído um Arquivo da Escrituração Substituída. Este arquivo deve ser do Tipo .rtf e tem que ser gerado pelo WORDPAD.
Configuração Pré Geração
Grupo de Plano de Contas
a) Acesse o Módulo Contábil, menu Manutenção > Grupos > Plano de Contas, selecione o grupo utilizado pela empresa de interesse, em seguida clique no botão "Alterar".
b) Clique em Incluir.
c) Na aba Geral, os campos "Instituição" e "Plano de Contas Ref." devem ser preenchidos com atenção.
Plano de Contas
a) As contas dispostas no Plano de Contas da empresa devem ser cruzadas com as contas do Plano Referencial. Para que esta associação seja realizada, acesse o menu Manutenção > Plano de Contas.
b) Clique no botão "Consultar", selecione cada conta exibida e clique no botão "Alterar".
c) Em seguida, acesse a aba SPED ECD/ECF e FCONT e preencha o campo específico com a conta correspondente no Plano de Contas Referencial.
EX.: a conta Caixa do Plano de Contas deve possuir a mesma função da conta Caixa do Plano de Contas Referencial.
(Associação das contas com o Plano de Contas Referencial)
* OBS.: este procedimento deve ser realizado para todas as contas Analíticas do Plano de Contas da Empresa, as contas Sintéticas não precisam ser referenciadas.
Verificar Erros
a) Para minimizar as chances de erros no arquivo que será gerado, o processo destinado à Verificar Erros nos lançamentos contábeis deve ser executado. Acesse Módulo Contábil / Processos / Verificar Erros/Avisos.
b) Informe o período utilizado como referência e clique no botão "Verificar". Caso sejam encontradas pendências nos registros do período informado, essas deverão ser sanadas para que não sejam repassadas ao arquivo digital.
Configuração da Empresa
a) Será necessário configurar no Cadastro da Empresa no Módulo Principal > Menu Manutenção > Empresa.
b) Na aba Dados Complementares configure o campo Empresa de grande porte.
c) Na aba Registro da Empresa, configure os seguintes campos: existência de registro na junta comercial
Configuração do Responsável
c) No cadastro de Responsáveis no Módulo Principal > Menu Manutenção > Responsável.
d) Será necessário informar a data de validade de CRC do Contador;
Configuração na Geração
a) Na geração do SPED Contábil, Módulo Contábil, menu Arquivos Digitais > SPED ECD – Escrituração Contábil Digital.
b) Os campos Indicador de Situação, Indicador de Finalidade, Hash da escrituração substituída e Nire da escrituração substituída devem ser preenchidos de acordo com a designação legislativa.
- Após realizar todas as configurações citadas, o arquivo digital poderá ser gerado adequadamente.
Geração do Arquivo Digital
a) Após realizar todos os procedimentos de configuração, o SPED Contábil poderá ser gerado através do Menu Arquivos Digitais > Exportação > SPED ECD – Escrituração Contábil Digital.
b) Inicialmente, será gerado o Diário Geral. Caso houver uma situação especial, esta deve ser informada dentre as opções disponíveis na tela exibida.
* OBS.: ao marcar a opção ‘Armazenar Nº de Ordem’, o valor informado será guardado para manutenção de livros em utilização posterior.
* OBS2.: A partir do Leiaute 8 quando o usuário selecionar 'Gerar Plano de Contas Referencial' é necessário que todos as Contas estejam referenciadas a um Plano de Contas Referencial, se não atendida essa exigência o validador SPED ECD avisará sobre o erro.