SPED ECD (Escrituração Contábil Digital)
Índice
Definição
A Escrituração Contábil Digital (ECD) tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:
- livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Ao invés de imprimir os demonstrativos, a empresa gera um arquivo digital no formato padrão. Esse arquivo é assinado com o certificado digital do contabilista e dos representantes da empresa perante a junta comercial. Após validar o SPED Contábil usando um software disponibilizado pela Receita Federal do Brasil, o arquivo é transmitido para o sistema SPED e para a junta comercial.
Segundo a Instrução Normativa RFB nº 787/07, estão obrigadas a adotar a ECD:
- em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.
- em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.
Portanto, a partir do ano-calendário 2009, estão obrigadas ao SPED Contábil todas as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real.
Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa.
As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação.
Observações
- Versão 6 do leiaute são atendidas pelos validadores nas versões 5.0.0 e 5.0.1 (5.0.1 lançada no dia 13/04/2018)
- O registro J801 passa a ser gerado caso a escrituração seja de FINALIDADE SUBSTITUÍDA.
- O Arquivo da Escrituração Substituída a ser incluído para a geração do registro J801, deve ser do Tipo .rtf e tem que ser gerado pelo WORDPAD.
- O validador do SPED só permite CNPJ no registro J930 caso o RESPONSÁVEL seja do tipo "Signatário da ECD com e-CNPJ ou e-PJ" (001)
- É possível realizar conferência dos valores resultantes do registro J210 através da Módulo Contábil > Manutenção > Lucros/Prejuízos > Lançamento Manual e Módulo Contábil > Relatórios > Listagem > Demonstração dos Lucros e Prejuízos.
Registros
J005
Para geração desse registro, é necessário que se tenha encerrado as contas de resultado. Conforme o manual, além de o registro não ser obrigatório, ele afirma que: "os valores totalizados são obtidos dos saldos das contas de resultado antes do encerramento", ou seja, deve haver o encerramento.
J200
Para geração desse registro, é necessário que sejam feitas as configurações de Lucros e Prejuízos para que o registro J200 tenha saldo. Para isso acesse módulo contábil > Manutenção > Classificação DLPA - Demonstração de lucros e Prejuízos Acumulados > Lançamento Automático - Classificação das Contas.
J801
Para a geração desse registro, é necessário que na tela "Geração SPED ECD - Escrituração Contábil Digital" seja incluído um Arquivo da Escrituração Substituída. Este arquivo deve ser do Tipo .rtf e tem que ser gerado pelo WORDPAD.
Configuração Pré Geração
Grupo de Plano de Contas
a) Acesse o Módulo Contábil, menu Manutenção > Grupos > Plano de Contas, selecione o grupo utilizado pela empresa de interesse, em seguida clique no botão "Alterar".
b) Clique em Incluir.
c) Na aba Geral, os campos "Instituição" e "Plano de Contas Ref." devem ser preenchidos com atenção.
Plano de Contas
a) As contas dispostas no Plano de Contas da empresa devem ser cruzadas com as contas do Plano Referencial. Para que esta associação seja realizada, acesse o menu Manutenção > Plano de Contas.
b) Clique no botão "Consultar", selecione cada conta exibida e clique no botão "Alterar".
c) Em seguida, acesse a aba SPED ECD/ECF e FCONT e preencha o campo específico com a conta correspondente no Plano de Contas Referencial.
EX.: a conta Caixa do Plano de Contas deve possuir a mesma função da conta Caixa do Plano de Contas Referencial.
(Associação das contas com o Plano de Contas Referencial)
* OBS.: este procedimento deve ser realizado para todas as contas do Plano de Contas da Empresa.
Verificar Erros
a) Para minimizar as chances de erros no arquivo que será gerado, o processo destinado à Verificar Erros nos lançamentos contábeis deve ser executado. Ao acessar o menu Processos > Verificar Erros, informe o período utilizado como referência e clique no botão "Verificar". Caso sejam encontradas pendências nos registros do período informado, essas deverão ser sanadas para que não sejam repassadas ao arquivo digital.
Configuração da Empresa
a) Será necessário configurar no Cadastro da Empresa no Módulo Principal > Menu Manutenção > Empresa.
b) Na aba Dados Complementares configure o campo Empresa de grande porte.
c) Na aba Registro da Empresa, configure os seguintes campos: existência de registro na junta comercial
Configuração do Responsável
c) No cadastro de Responsáveis no Módulo Principal > Menu Manutenção > Responsável.
d) Será necessário informar a data de validade de CRC do Contador;
Configuração na Geração
a) Na geração do SPED Contábil, Módulo Contábil, menu Arquivos Digitais > SPED ECD – Escrituração Contábil Digital.
b) Os campos Indicador de Situação, Indicador de Finalidade, Hash da escrituração substituída e Nire da escrituração substituída devem ser preenchidos de acordo com a designação legislativa.
- Após realizar todas as configurações citadas, o arquivo digital poderá ser gerado adequadamente.
Geração do Arquivo Digital
a) Após realizar todos os procedimentos de configuração, o SPED Contábil poderá ser gerado através do Menu Arquivos Digitais > Exportação > SPED ECD – Escrituração Contábil Digital.
b) Inicialmente, será gerado o Diário Geral. Caso houver uma situação especial, esta deve ser informada dentre as opções disponíveis na tela exibida.
* OBS.: ao marcar a opção ‘Armazenar Nº de Ordem’, o valor informado será guardado para manutenção de livros em utilização posterior.