SPED ECD (Escrituração Contábil Digital)
Índice
Definição
A Escrituração Contábil Digital (ECD) tem por objetivo a substituição da escrituração em papel pela escrituração transmitida via arquivo, ou seja, corresponde à obrigação de transmitir, em versão digital, os seguintes livros:
- livro Diário e seus auxiliares, se houver;
- livro Razão e seus auxiliares, se houver;
- livro Balancetes Diários, Balanços e fichas de lançamento comprobatórias dos assentamentos neles transcritos.
Ao invés de imprimir os demonstrativos, a empresa gera um arquivo digital no formato padrão. Esse arquivo é assinado com o certificado digital do contabilista e dos representantes da empresa perante a junta comercial. Após validar o SPED Contábil usando um software disponibilizado pela Receita Federal do Brasil, o arquivo é transmitido para o sistema SPED e para a junta comercial.
Segundo a Instrução Normativa RFB nº 787/07, estão obrigadas a adotar a ECD:
- em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2008, as sociedades empresárias sujeitas a acompanhamento econômico-tributário diferenciado, nos termos da Portaria RFB nº 11.211, de 7 de novembro de 2007, e sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.
- em relação aos fatos contábeis ocorridos a partir de 1º de janeiro de 2009, as demais sociedades empresárias sujeitas à tributação do Imposto de Renda com base no Lucro Real.
Portanto, a partir do ano-calendário 2009, estão obrigadas ao SPED Contábil todas as sociedades empresárias tributadas pelo lucro real.
Para as outras sociedades empresárias a ECD é facultativa.
As sociedades simples e as microempresas e empresas de pequeno porte optantes pelo Simples Nacional estão dispensadas desta obrigação.
Registros
J005
Para geração desse registro, é necessário que se tenha encerrado as contas de resultado. Conforme o manual, além de o registro não ser obrigatório, ele afirma que: "os valores totalizados são obtidos dos saldos das contas de resultado antes do encerramento", ou seja, deve haver o encerramento.
Configuração Pré Geração
Grupo de Plano de Contas
a) Acesse o Módulo Contábil, menu Manutenção > Grupos > Plano de Contas, selecione o grupo utilizado pela empresa de interesse, em seguida clique no botão "Alterar".
b) Na aba Geral, os campos "Instituição" e "Plano de Contas Ref." devem ser preenchidos com atenção, segundo as seguintes orientações:
- Campo ‘Instituição’ deve ser preenchido com a opção ‘Secretaria da Receita Federal‘;
- Campo ‘Plano de Contas Ref.’ deve ser preenchido com a opção ‘Próprio‘, que representa um plano elaborado pela Secretaria da Receita Federal com base no DIPJ e cujo uso é de total responsabilidade do cliente);
Plano de Contas
a) As contas dispostas no Plano de Contas da empresa devem ser cruzadas com as contas do Plano Referencial. Para que esta associação seja realizada, acesse o menu Manutenção > Plano de Contas.
b) Clique no botão "Consultar", selecione cada conta exibida e clique no botão "Alterar".
c) Em seguida, acesse a aba SPED ECD/ECF e FCONT e preencha o campo específico com a conta correspondente no Plano de Contas Referencial.
EX.: a conta Caixa do Plano de Contas deve possuir a mesma função da conta Caixa do Plano de Contas Referencial.
(Associação das contas com o Plano de Contas Referencial)
* OBS.: este procedimento deve ser realizado para todas as contas do Plano de Contas da Empresa.
Verificar Erros
a) Para minimizar as chances de erros no arquivo que será gerado, o processo destinado à Verificar Erros nos lançamentos contábeis deve ser executado. Ao acessar o menu Processos > Verificar Erros, informe o período utilizado como referência e clique no botão "Verificar". Caso sejam encontradas pendências nos registros do período informado, essas deverão ser sanadas para que não sejam repassadas ao arquivo digital.
Configuração da Empresa =
a) Será necessário configurar no Cadastro da Empresa no Módulo Principal > Menu Manutenção > Empresa.
b) Configure os seguintes campos: indicador de empresa de grande porte e existência de registro na junta comercial;
Configuração do Responsável
c) No cadastro de Responsáveis no Módulo Principal > Menu Manutenção > Responsável.
d) Será necessário informar a data de validade de CRC do Contador;
Configuração na Geração
a) Na geração do SPED Contábil, Módulo Contábil, menu Arquivos Digitais > SPED ECD – Escrituração Contábil Digital.
b) Os campos Indicador de Situação, Indicador de Finalidade, Hash da escrituração substituída e Nire da escrituração substituída devem ser preenchidos de acordo com a designação legislativa.
- Após realizar todas as configurações citadas, o arquivo digital poderá ser gerado adequadamente.
Geração do Arquivo Digital
a) Após realizar todos os procedimentos de configuração, o SPED Contábil poderá ser gerado através do Menu Arquivos Digitais > Exportação > SPED ECD – Escrituração Contábil Digital.
b) Inicialmente, será gerado o Diário Geral. Caso houver uma situação especial, esta deve ser informada dentre as opções disponíveis na tela exibida.
* OBS.: ao marcar a opção ‘Armazenar Nº de Ordem’, o valor informado será guardado para manutenção de livros em utilização posterior.
Receita
Link para baixar o aplicativo validador do Sped ECD: [1] Link para o manual do Sped ECD: [2]